Eisenhower là Tổng thống trang bị 34 của Hoa Kỳ, ship hàng hai nhiệm kỳ liên tục từ năm 1953 mang lại năm 1961.Trước khi biến chuyển Tổng thống, Eisenhower là vị tướng mạo năm sao vào quân đội Hoa Kỳ, từng là tứ lệnh buổi tối cao của lực lượng liên minh châu Âu trong cầm cố chiến II, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp với Đức; có đóng góp to bự cho sự cải tiến và phát triển của khối hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự thành lập của internet (DARPA), công tác thăm dò không gian (NASA)và việc sử dụng hòa bình các nguồn tích điện thay rứa (Luật tích điện nguyên tử – Atomic Energy Act).
Bạn đang xem: Mô hình quản lý thời gian
Ngoài ra vào sự nghiệp của mình, ông còn duy trì chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, biến chuyển Tư lệnh buổi tối cao đầu tiên của NATO và bằng cách nào đó, ông vẫn phân chia được thời gian dành riêng cho hai sở trường của mình: chơi golf cùng vẽ tranh sơn dầu.
Câu hỏi đưa ra là Eisenhower đã phân chia thời gian như thế nào để có thể làm được tất cả những công việc đó?
Câu trả lời chính là phương thức quản trị thời gian mang thương hiệu ông: Ma trận Eisenhower hay còn được gọi là Eisenhower Box.
Tại sao phương pháp Ma trận Eisenhower lại hữu ích?
Hãy tưởng tượng một trường hợp đơn giản: chúng ta sắp đứng share trước 100 nhà doanh nghiệp, chỉ có vài ngày để dứt nội dung bài xích chia sẻ, công việc ở doanh nghiệp cũng khá nhiều, gia đình cũng có nhiều sự kiện sắp diễn ra.
Trước tình thế những việc, chúng ta lo lắng, ko biết thao tác làm việc gì trước, hầu hết thứ ban đầu rối tung lên.
Những tác nhân tạo căng thẳng tương quan đến thời hạn là lý do của stress. Lúc này, việc áp dụng phương thức ma trận Eisenhower để giúp đỡ bạn xác định được điều gì cần được làm đầu tiên và có nhiều giá trị tốt nhất trong khoảng thời hạn hữu hạn.
Phương pháp của Eisenhower đặc trưng hữu ích vị nó buộc họ đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự phải thiết, tự đó dần dần tiến tới “loại bỏ” nhiệm vụ đó chứ chưa hẳn còn lặp lại nó một phương pháp vô thức nữa.
Tại sao yêu cầu phân biệt việc quan trọng đặc biệt và bài toán khẩn cấp?
“Việc quan trọng đặc biệt thường không cấp bách và câu hỏi khẩn cung cấp thường ko quan trọng” – Dwight Eisenhower |
Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với năng suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào phần đông thứ quan tiền trọng chứ không phải vào đa số thứ khẩn cấp.
Việc quan trọng thường không nhiều khẩn cấp, và câu hỏi khẩn cấp cho ít khi quan trọng. Để làm cho được điều này cũng giống như để giảm tải áp lực đè nén của câu hỏi có rất nhiều deadline với thời hạn gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân minh rõ:
Việc quan liêu trọng là những bài toán mà sau thời điểm được hoàn thành sẽ tạo nên ra hiệu quả giúp bọn họ tiến ngay gần hơn với phương châm đã đặt ra, bất cứ đó là mục tiêu cá nhân hay vào công việc. Cụ thể hơn, chúng góp phần trực tiếp vào các nhiệm vụ, quý hiếm và kim chỉ nam mang tính chất dài hạn.Các hoạt rượu cồn khẩn cấp yêu ước sự chú ý ngay tức thì với thường gắn thêm với có liên quan tới người khác (mục tiêu của tín đồ khác), chẳng hạn như gửi email, hotline điện, lời nhắn mới….Khi biết rõ việc gì quan trọng đặc biệt và câu hỏi gì cần thiết thì bọn họ sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất chất bạn dạng năng là triệu tập vào những các bước không quan lại trọng, đồng thời bao gồm đủ thời gian để gia công những điều cần thiết cho thành công trong tương lai.
Làm nỗ lực nào để phân loại các bước vào những cấp độ ưu tiên đúng?
Có 2 thắc mắc sau đây hoàn toàn có thể giúp có tác dụng rõ tổng thể quá trình đằng sau cách thức của Eisenhower:
Tôi đang thao tác này vì mục đích gì?
Các giá bán trị cốt yếu định hướng cuộc sống của tôi là gì?
Trả lời những thắc mắc này sẽ giúp chúng ta phân một số loại rõ từng trọng trách trong cuộc sống thành những nhóm khác nhau. đưa ra quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên thuận lợi hơn thỉnh thoảng bạn hiểu rõ đâu là thứ đặc biệt nhất đối với bạn.
3 Bước sử dụng Ma trận Eisenhower để thống trị thời gian hiệu quả
Bước 1: liệt kê danh sách tất cả các công việc cần yêu cầu làm, chăm chú không bỏ sót những đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng ko quan trọng.
Bước 2: cân nhắc và bố trí các quá trình vào 1 trong các 4 mục như sau (xem hình dưới đây).
Xem thêm: Tuyển Thợ Gia Công Mi Giả Tại Nhà Trên Toàn Quốc, Bộ Nguyên Liệu Gia Công Mi Giả
1. Quan trọng đặc biệt và khẩn cấp – nhiệm vụ rất cần được làm tức thì lập tức.
2. Quan trọng đặc biệt nhưng không khẩn cấp – trách nhiệm được lên kế hoạch để triển khai sau.
3. Không đặc biệt nhưng khẩn cấp – trọng trách sẽ được giao phó cho người khác.
4. Không quan trọng cũng không khẩn cấp – nhiệm vụ sẽ được nhiều loại bỏ.
Bước 3: xử lý 4 nhóm quá trình theo máy tự ưu tiên sau:
Ưu tiên cấp độ 1 – đặc biệt quan trọng và khẩn cấp
Những công việc thuộc vào mục này yêu cầu làm ngay bởi vì chúng vừa quan lại trọng, vừa khẩn cấp, thường bao hàm các các loại sau:
1. Không đoán trước được thời gian xảy ra: người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, e-mail quá trình có tương quan đến dự án công trình quan trọng, xung thốt nhiên với khách hàng…
2. Đoán trước được thời gian xảy ra: ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty…
3. Các các bước tồn đọng bởi lười với thói quen thuộc chây ì: soạn văn bản thuyết trình, gửi phiên bản chào hàng….
Loại 1 cùng 2 yêu ước làm ngay lập tức lập tức, riêng một số loại 3 rất có thể giảm thiểu áp lực bằng phương pháp chuyển chúng nó vào mục Ưu tiên cấp độ 2.
Ưu tiên cấp độ 2 – đặc biệt quan trọng nhưng không khẩn cấp
Ưu tiên lever 2 ko yêu mong làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm cho hết toàn bộ chúng vì chưng chúng quan lại trọng. Hãy dành riêng nhiều thời gian hơn cho mục này và nỗ lực làm nó mập dần lên, ví dụ điển hình rèn luyện thói quen gọi sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học khả năng mới tương quan đến công việc…
Nếu đang thao tác Ưu tiên lever 2 nhưng tất cả phát sinh việc cấp độ 1 => ưu tiên kết thúc Cấp độ 1 trước, sau đó sẽ giải quyết và xử lý nốt lever 2 chứ không cần để sang trọng ngày hôm sau.
Ưu tiên lever 3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp
Đặc trưng của những đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì chân thành và ý nghĩa cho việc xong mục tiêu của khách hàng cả, chỉ tất cả điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn cuộc hotline từ người thân trong gia đình lâu ngày ko gặp, tin nhắn từ bạn bè….
Cách tốt nhất có thể là xử lý các công việc này càng nhanh càng tốt, hoàn toàn có thể ủy quyền cho những người khác làm, bên cạnh đó học phương pháp nói “không”, thông tin trước từ bỏ khi bắt đầu cuộc gọi các bạn chỉ bao gồm ….thời gian, dứt cuộc gọi/tin nhắn lịch lãm và khước từ thật khéo léo để dành thời gian cho những việc quan lại trọng.
Ưu tiên lever 4 – Không quan trọng đặc biệt và cũng ko khẩn cấp
Dành thời gian cho mục này ở tầm mức tối thiểu nhất bởi vì chúng đích thực không sở hữu đến lợi ích gì đáng chú ý cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem đoạn phim hài, phim ảnh, công bố tức giật gân, buôn chuyện…
Khi bao gồm ý định làm việc gì thuộc team 4, hãy trường đoản cú hỏi bạn dạng thân liệu sẽ nhận được tác dụng gì? Nếu không tồn tại hoặc bao gồm rất ít, hãy nhất quyết chuyển sang câu hỏi khác nhằm tránh lãng phí thời gian.
9 mẹo quản trị thời hạn khi thực hiện ma trận Eisenhower
Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầuLuôn đặt câu hỏi điều gì đề xuất làm đầu tiênCố nỗ lực mỗi mục chỉ nên đặt buổi tối đa 8 đầu việcNếu ý muốn thêm một trọng trách mới, hãy hoàn thành công xuất sắc việc đặc trưng nhất trướcChỉ lập một ma trận duy nhất mang lại cả quá trình lẫn cuộc sống cá nhânCó thể lập ma trận mang lại ngày/tuần/tháng, tuy thế lập mang đến ngày là hợp lí nhấtĐừng để bị phân tán, các bạn là người ra quyết định mức độ ưu tiên đến công việcHãy viết chiến lược ra giấy vào cuối ngày làm việc hoặc buổi tối hôm trước, tâm trí các bạn sẽ thảnh thơi rộng và sẽ có được một giấc ngủ ngonCần yêu cầu biết chắc hẳn rằng bạn đang muốn có tác dụng điều gì!Ma trận Eisenhower hoàn toàn có thể giúp ra ra quyết định hữu ích, gia tăng hiệu quả công việc và vứt bỏ những chuyển động gây lãng phí thời hạn và ko giúp bọn họ hoàn thành kim chỉ nam của mình.
Nếu chỉ tách biệt mức độ nguy cấp và đặc biệt giữa các công việc thì khá 1-1 giản, nhưng mà để triển khai một giải pháp liên tục, có kết quả bằng cách thức này thì không phải dễ dàng, rất cần phải có sự kiên trì.